Personalakte: Was hinein darf und wer Einsicht hat

Kurz gesagt

Beschäftigte dürfen ihre Personalakte nach § 83 BetrVG jederzeit einsehen und nach Art. 15 DSGVO binnen eines Monats eine kostenlose Kopie verlangen.
Hinein darf nur, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist, Gesundheitsdaten nur besonders geschützt.
Nach dem Austritt laufen Fristen von zwei bis acht Jahren.

Zwei rote Aktenordner mit leeren weißen Rückenschildern und Griffloch stehen nebeneinander auf einem hellen Holzboden — Foto: StockSnap / Pixabay, Pixabay-Inhaltslizenz

Die Personalakte sammelt alle Unterlagen, die ein Arbeitgeber über einen Beschäftigten führt, und hinein darf nur, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer darf die eigene Personalakte nach § 83 BetrVG ohne Begründung einsehen und nach Art. 15 DSGVO eine kostenlose Kopie verlangen, die spätestens nach einem Monat vorliegen muss.

Ein Gesetz, das die Personalakte für die Privatwirtschaft im Ganzen regelt, gibt es nicht. Die Regeln stehen verstreut im Betriebsverfassungsgesetz, im Datenschutzrecht, in Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen und in Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

Der Beitrag beschreibt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Geht es um eine Abmahnung, die eine spätere Kündigung vorbereiten kann, lohnt die Prüfung durch Betriebsrat, Gewerkschaft oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Was rechtlich als Personalakte zählt

Es zählt der Inhalt, nicht der Ordner. Zur Personalakte gehört jede Unterlage über einen Beschäftigten, egal ob sie im Personalbüro im Schrank steht, als Nebenakte bei der Abteilungsleitung liegt oder als Datei in einer HR-Software. Das BAG verurteilte einen Arbeitgeber im Fall 9 AZR 573/09 ausdrücklich zur Einsicht in die Personalakte „einschließlich sämtlicher Sonder- und Nebenakten“. Eine Schattenakte umgeht das Einsichtsrecht also nicht.

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Mediadaten

Ob Papier oder digital, schreibt kein Gesetz vor. Für einzelne Bestandteile gilt aber eine Pflicht zur elektronischen Form (siehe unten).

Was in die Personalakte hinein darf

Maßstab ist die Erforderlichkeit nach § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 DSGVO: Daten von Beschäftigten dürfen verarbeitet werden, wenn das für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Die Vorschrift gilt auch für Bewerber und für ehemalige Beschäftigte (§ 26 Abs. 8 BDSG).

Unterlage	Zulässig?	Hinweis
Arbeitsvertrag, Nachweis nach NachwG, Änderungen	ja	Kopie des Nachweises ist Pflichtteil der Entgeltunterlagen (§ 8 Abs. 2 BVV)
Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Qualifikationen	ja	nur, was für die Stelle von Belang ist
Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Gehaltsabrechnungen	ja	gesetzliche Pflicht (§ 41 EStG, § 28f SGB IV)
Abmahnungen, Gegendarstellungen	ja	Gegendarstellung auf Verlangen beifügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG)
Beurteilungen, Zielvereinbarungen	ja	sachlich und nachprüfbar
Arbeitsunfähigkeitszeiten	ja	Zeiten ja, Diagnosen nicht
Diagnosen, Atteste mit Befund, BEM-Unterlagen	nur eng	getrennt und verschlossen (Art. 9 DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG)
Privatleben, Parteimitgliedschaft, Religion, Social-Media-Profile	nein	ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis unzulässig

Sonderfall Gesundheitsdaten

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO besonders geschützt. Arbeitgeber dürfen sie nach § 26 Abs. 3 BDSG nur verarbeiten, wenn das zur Erfüllung arbeits- oder sozialrechtlicher Pflichten erforderlich ist, etwa für das betriebliche Eingliederungsmanagement oder den Nachweis einer Schwerbehinderung. Wie sie aufzubewahren sind, hat das BAG im Urteil vom 12. September 2006 (9 AZR 271/06) festgelegt: Ein abschließbarer Schrank reicht nicht. Im entschiedenen Fall mussten Schreiben zu einer Alkoholerkrankung in einem verschlossenen Umschlag abgeheftet werden, den nur die Personalleitung und ihre Vertretung öffnen durften, und jede Öffnung war mit Datum und Grund zu vermerken. In einer digitalen Akte entspricht das einem eigenen Ordner mit enger Zugriffsberechtigung und Protokoll.

Wer Einsicht in die Personalakte hat

Wer die Akte lesen darf, hängt an der Rolle:

Beschäftigte selbst: jederzeit und ohne Grund (§ 83 Abs. 1 BetrVG), zusätzlich mit Anspruch auf Auskunft und Kopie (Art. 15 DSGVO).
Betriebsratsmitglied: nur, wenn der Beschäftigte es zur Einsicht hinzuzieht. Es muss dann schweigen. Ein eigenes Einsichtsrecht des Betriebsrats sieht § 83 BetrVG nicht vor.
Personalabteilung: im Umfang ihrer Aufgaben.
Vorgesetzte: nur die Teile, die sie für eine konkrete Entscheidung brauchen, etwa für eine Beurteilung. Gehaltsdaten gehören in der Regel nicht dazu.
Ehemalige Beschäftigte: Einsicht auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses, ohne besonderes Interesse (BAG, Urteil vom 16. November 2010, 9 AZR 573/09).
Neuer Arbeitgeber: kein Zugriff. Eine Weitergabe der Akte ohne Einwilligung hat keine Rechtsgrundlage.

Für Bundesbeamte regelt § 110 BBG die Einsicht in die vollständige Personalakte, auch nach dem Ende des Dienstverhältnisses.

Einsicht beantragen: so läuft es ab

Zwei Wege stehen nebeneinander. Das Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG erlaubt das Durchsehen der Akte vor Ort. Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO geht weiter: Er umfasst eine Kopie aller personenbezogenen Daten, die erste davon kostenlos (Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO muss der Arbeitgeber innerhalb eines Monats antworten. Bei komplexen Fällen darf er um zwei weitere Monate verlängern, muss das aber innerhalb des ersten Monats mitteilen und begründen.

Antrag schriftlich oder per E-Mail an die Personalabteilung stellen, mit Datum. Eine Begründung ist nicht nötig.
Festlegen, ob Einsicht vor Ort, Kopie oder beides gewünscht ist. Bei der Kopie ausdrücklich Art. 15 DSGVO nennen.
Nebenakten und digitale Ablagen ausdrücklich einbeziehen, etwa „einschließlich aller Neben- und Sonderakten sowie der Daten im HR-System“.
Kommt nach einem Monat nichts, schriftlich nachhaken. Danach bleibt die Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht des Bundeslandes oder die Klage vor dem Arbeitsgericht.

Zwei Grenzen gibt es. Namen anderer Personen in Dokumenten darf der Arbeitgeber schwärzen, die Auskunft insgesamt verweigern darf er deshalb aber nicht, so die Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI). Und wer vor Gericht eine Kopie bestimmter E-Mails verlangt, muss sie so genau bezeichnen, dass klar ist, welche gemeint sind (BAG, Urteil vom 27. April 2021, 2 AZR 342/20).

Falsche Einträge und Abmahnungen

Steht etwas Falsches in der Akte, haben Beschäftigte drei Hebel. Eine eigene Erklärung lässt sich beifügen und der Arbeitgeber muss sie nach § 83 Abs. 2 BetrVG zur Akte nehmen. Nach Art. 16 DSGVO können sie verlangen, dass unrichtige Daten unverzüglich berichtigt werden. Und bei einer ungerechtfertigten Abmahnung können sie die Entfernung aus der Akte verlangen.

Auch eine berechtigte Abmahnung verschwindet nicht automatisch nach einer festen Zahl von Jahren. Das BAG hat im Urteil vom 19. Juli 2012 (2 AZR 782/11) klargestellt: Entfernt werden muss sie während des laufenden Arbeitsverhältnisses erst, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis „in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist“. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses sieht es anders aus: Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Urteil vom 28. Juli 2023, 9 Sa 73/21) hat ehemaligen Beschäftigten in der Regel einen Löschanspruch nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO zugesprochen, weil der Arbeitgeber die Abmahnung dann nicht mehr braucht.

Was nach dem Austritt mit der Personalakte passiert

Die Personalakte wird nach dem Austritt in ihre Bestandteile zerlegt, und jeder Teil folgt seiner eigenen Frist. Was keine Pflicht mehr deckt, ist nach Art. 17 DSGVO zu löschen.

Unterlage	Frist	Rechtsgrundlage
Lohnkonto	bis Ende des 6. Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung	§ 41 Abs. 1 EStG
Buchungsbelege, etwa Lohnbuchungen	8 Jahre ab Ende des Entstehungsjahres	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Steuerlich relevante sonstige Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Entgeltunterlagen Sozialversicherung	bis Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung	§ 28f Abs. 1 SGB IV
Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich	mindestens 2 Jahre	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG	mindestens 2 Jahre, als Entgeltunterlage bis nach der nächsten Betriebsprüfung	§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV
Personalakte Bundesbeamte	5 Jahre nach Abschluss	§ 113 BBG

Ein Rechenbeispiel: Eine Beschäftigte scheidet am 31. März 2026 aus, die letzte Lohnzahlung ist im März 2026. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres danach aufzubewahren: 2026 + 6 = 2032, also bis 31. Dezember 2032. Der Lohnbuchungsbeleg für März 2026 entsteht 2026, die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit Ablauf dieses Jahres: 2026 + 8 = 2034, also bis 31. Dezember 2034. Die Aufzeichnungen über ihre Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich nach § 16 Abs. 2 ArbZG aus März 2026 müssen dagegen nur bis März 2028 erhalten bleiben. Wäre sie Minijobberin gewesen, sähe es anders aus: Zeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG gehören zu den Entgeltunterlagen und bleiben bis zum Ende des Jahres nach der nächsten Betriebsprüfung.

Beurteilungen, Zielvereinbarungen oder Abmahnungen fallen unter keine dieser Pflichten. Arbeitgeber heben sie oft bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB) auf, um sich gegen Ansprüche verteidigen zu können.

Unterlagen abgelehnter Bewerber sind ein eigener Fall. Ansprüche wegen Diskriminierung müssen nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden. Für diesen Zeitraum und eine anschließende Klage darf der Arbeitgeber die Unterlagen behalten, danach nicht mehr ohne Einwilligung.

Digitale Personalakte: Pflicht ab 2027?

Eine Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, gibt es auch 2027 nicht. Für Entgeltunterlagen gilt aber: § 8 Abs. 2 BVV verlangt, dass bestimmte Unterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen genommen werden, darunter die Kopie des Arbeitsvertragsnachweises, Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG und Meldedaten. Von dieser Pflicht konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen, nach § 8 Abs. 3 BVV aber nur bis zum 31. Dezember 2026. Ab 1. Januar 2027 müssen diese Unterlagen also in jedem Betrieb elektronisch vorliegen.

Auch der Arbeitsvertrag selbst darf inzwischen digital nachgewiesen werden. Nach § 2 Abs. 1 NachwG genügt die Textform, wenn das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert. In Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung, bleibt es bei der unterschriebenen Papierform.

Wer eine HR-Software einführt, braucht in Betrieben mit Betriebsrat dessen Zustimmung. Systeme mit Protokollen, Auswertungen oder Leistungsdaten fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil sie zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind.

Checkliste für Personalverantwortliche

Jede Unterlage vor dem Ablegen prüfen: Ist sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich?
Gesundheitsunterlagen getrennt ablegen, verschlossen oder mit eigener Berechtigung, Zugriffe protokollieren.
Für Auskunftsersuchen eine Fristenkontrolle von einem Monat einrichten.
Nach dem Austritt jedem Teil der Akte ein Löschdatum zuordnen, Rest löschen.
Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV prüfen: Bis Ende 2026 muss die elektronische Ablage der Entgeltunterlagen stehen.

Häufige Fragen

Darf der neue Arbeitgeber die Personalakte einsehen?

Nein. Der frühere Arbeitgeber darf die Akte nicht weitergeben. Was der neue Arbeitgeber erfährt, steht im Arbeitszeugnis und in den Unterlagen, die Bewerber selbst vorlegen.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine feste Frist gibt es nicht. Eine berechtigte Abmahnung bleibt, bis das gerügte Verhalten keine Rolle mehr spielt; eine unberechtigte muss sofort heraus.

Fazit

Beschäftigte, die eine Abmahnung erhalten oder vor einem Wechsel stehen, sollten ihre Personalakte einsehen und zugleich eine Kopie nach Art. 15 DSGVO anfordern, einschließlich aller Nebenakten. Falsches lässt sich per Gegendarstellung, Berichtigung oder Entfernungsanspruch korrigieren. Personalabteilungen sollten bis Ende 2026 die elektronische Ablage der Entgeltunterlagen fertig haben und für jeden Aktenteil ein Löschdatum festlegen.

Quellen

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